KNOWLEDGE MANAGEMENT PORTALS

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

Search/navigate

        Search/navigate atau bisa disebut juga dengan search engine merupakan salah satu tools dari KMS PORTALS Search Engine adalah program komputer yang dirancang untuk melakukan pencarian atas berkas-berkas yang tersimpan dalam layanan www,ftp,publikasi milis, ataupun news group dalam sebuah dokumen yang tersedia. Hasil pencarian umumnya ditampilkan dalam bentuk daftar yang seringkali diurutkan menurut tingkatan akurasi ataupun rasio pengunjung atas suatu berkas yang disebut sebagai hits. Informasi yang menjadi target pencarian bisa terdapat dalam berbagai macam jenis berkas seperti halaman situs web, gambar, ataupun jenis-jenis berkas lainnya. Beberapa mesin pencari juga diketahui melakukan pengumpulan informasi atas data yang tersimpan dalam suatu basisdata ataupun direktori web.

Sebagian besar mesin pencari dijalankan oleh perusahaan swasta yang menggunakan algoritma kepemilikan dan basisdata tertutup, di antaranya yang paling populer adalah Google (MSN Search dan Yahoo!). Telah ada beberapa upaya menciptakan mesin pencari dengan sumber terbuka (open source), contohnya adalah Htdig, Nutch, Egothor dan OpenFTS.

Manfaat 

• Mesin pencari merupakan tempat kebanyakan orang mencari sesuatu via internet. Menurut survei hampir 90% pengguna internet memakai mesin pencari untuk mencari lokasi tertentu di internet. dan di antara mesin pencari yang ada, google merupakan mesin pencari yang paling banyak digunakan.
• Sebagian besar pengguna mesin pencari tidak pernah melewatkan dua halaman pertama dari mesin pencari.
• Sebagian besar (hampir 70%) pengguna mesin pencari tidak pernah klik pada hasil pencarian sponsor. Dengan demikian, hasil pencarian yang organik (secara alami) akan membuat suatu website memperoleh posisi strategis dalam dunia internet.
• Di negara-negara maju, porsi penjualan yang dilakukan melalui internet sudah hampir mencapai 20% dari keseluruhan transaksi tahunan.
• Sebuah informasi yang mudah di akses oleh semua orang baik dalam maupun luar negeri.
  Memudahkan Masyarakat dalam mencari informasi di internet
  
  

Cara kerja mesin pencari

       Mesin pencari web bekerja dengan cara menyimpan informasi tentang banyak halaman web, yang diambil langsung dari WWW. Halaman-halaman ini diambil dengan web crawler — browser web otomatis yang mengikuti setiap pranala/link yang dilihatnya. Isi setiap halaman lalu dianalisis untuk menentukan cara indeks-nya (misalnya, kata-kata diambil dari judul, subjudul, atau field khusus yang disebut meta tag). Data tentang halaman web disimpan dalam sebuah database indeks untuk digunakan dalam pencarian selanjutnya. Sebagian mesin pencari, seperti Google, menyimpan seluruh atau sebagian halaman sumber (yang disebut cache) maupun informasi tentang halaman web itu sendiri.

Beberapa Mesin Pencari Populer diantaranya ;

1. Google
2. Yahoo
3. Open Directory
4. MSN
5. Live
6. Altavista
7. AOL 
8. dll

Sumber Referensi 

KNOWLEDGE PORTALS

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

KNOWLEDGE PORTALS

      Portals adalah aplikasi berbasis web, yang memberikan akses terhadap informasi secara online, menjamin keamanan terhadap partisipan dalam proses bisnis dan berkolaborasi dengan pengguna melalui integrasi aplikasi Web eksternal dan sistem back-office internal .

contoh EKP yang suskes adalah Cisco's Employee Connection. portal tersebut menyediakan akses ke intranet perusahaan kapan dan dimana saja; portal terseut dihitung dapat menghemat sebesar $550 juta setiap tahunnya, dimana yang paling menentukan adalah improved self service. tujuan dari sistem tersbut adalah untuk menghubungkan sebanyak mungkin sistem dan aplikasi sehingga pengguna memiliki tempat masuk tunggal ke dalam Cisco's information systems.

Tujuan portal adalah memberikan informasi yang relevan terhadap pekerja perusahaan, mempercepat memperoleh partner pemasok dan pelanggan, mengurangi kompleksitas dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Categories of Portal Tools

1. Gathering adalah Dokumen dibuat oleh knowledge worker dan disimpan di beberapa lokasi. (File di desktop pribadi, Website pada jaringan, dan database di server). Agar mudah diakses data dan dokumen harus mudah di-capture dan disimpan di tempat yang umum.

2. Categorization adalah bagaimana mengkategorisasikan berdasarkan tingkatan pelanggan, partner, pekerja dan juga berdasarkan dimensi proses, produk, dan layanan. Dengan kata lain bisa memprofilkan informasi yang tersimpan. Contohnya seperti ebay dan kaskus.

3. Distribution Biasanya digunakan sebagai pendukung dalam mendistribusikan informasi yang ter-struktur dan tidak terstruktur yang dapat berbentuk dokumen tertulis atau elektronik.

4. Collaboration dapat dilakukan melalui pesan, aliran kerja dan diskusi database. Digunakan dalam membentuk suatu (groupware). Kebutuhan untuk komunikasi diantara user yang berkolaborasi. Collaborative Web applications mendukung proses berbagi informasi dan workspaces (misalnya WikiWiki, http://c2.com/cgi/wiki, or BSCW, http://bscw.gmd.de/) untuk menghasilkan, mengedit dan memanej shared information. Mereka juga menggunakan logs dengan sejumlah entri data dan edit data (seperti pada weblog) sebagai mediator pertemuan atau berdiskusi. Mendukung komunikasi diantara member seperti dalam bentuk chating dan e‐learning platforms.

5. Publish Menampilkan informasi sampai pada individu yang berada di luar organisasi. Contioh detik.com atau kompas.com.

6. Personalization merupakan kunci utama dalam arsitektur portal. Knowledge worker harus mengelola dan mengirimkan informasi berdasarkan kebutuhan. Menyediakan layanan yang dapat dikutomisasi oleh usernya, kapanpun, dimanapun dan untuk perangkat apapun, semuanya itu merupakan layanan akses yang ada dimana-mana.

7. Search/navigate Menyediakan tools untuk mengidentifikasi dan meng-akses informasi yang khusus, biasanya menjelaskan fungsi yang ada pada situs dan meng-kategorisasi kepentingan internal dalam kelompok. (berita, olahraga, keuangan, pendidikan)Contoh : Yahoo,Google dll



Sumber Referensi

KNOWLEDGE MANAGEMENT LIFE CYCLE

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

 KNOWLEDGE MANAGEMENT LIFE CYCLE 

     knowledge Management Lifecycle Proses knowledge management system merupakan IT-based system yang dibangun untuk mendukung dan mengembangkan knowledge yang ada di organisasi. Knowledge management lifecycle dapat diterapkan pada konteks teknologi informasi dari sistem knowledge management. Berdasarkan model siklus knowledge management lifecycle terdapat empat tahapan yaitu creation, storage atau retrieval, transfer dan application. 

 

Proses creation adalah proses identifikasi knowledge yang ada di perusahaan, serta usaha memunculkan knowledge baru dari proses pembelajaran. Model ini menyadari bahwa knowledge creation di organisasi melibatkan interkasi yang berkelanjutan diantara tacit dan explicit knowledge serta bergerak secara spiral ketika knowledge berpindah melalui individu, kelompok dan organisasi. Nonaka dan Takeuchi telah mengidentifikasikan empat model dari knowledge creation yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Model ini dikenal sebagai model SECI.

Proses creation diikuti oleh proses storage atau retrieval, yaitu kegiatan penyimpanan knowledge ke dalam bentuk yang dapat dengan mudah diakses dan diambil lagi pada lain waktu. Proses berikutnya adalah pengambilan dan transfer knowledge yang telah tersimpan dalam basis knowledge, baik itu antara individu, kelompok, organisasi, ataupun dari dokumen yang tersimpan. Proses application merupakan proses pengaplikasian dari knowledge hingga knowledge bisa digunakan. Menurut Alavi dan Leidner aspek penting dari teori berbasis knowledge dari suatu organisasi adalah bahwa sumber dari keunggulan kompetitif berada dalam knowledge application dan bukan dalam pengetahuan itu sendiri. Dalam hal ini peran teknologi dapat mendukung knowledge application dengan melekatkan pengetahuan ke dalam rutinitas organisasi.

Berdasarkan model siklus dari Alavi dan Leidner dapat disimpulkan bahwa knowledge management lifecycle dapat diterapkan pada konteks teknologi informasi dari sistem knowledge management.

Sumber Referensi

KNOWLEDGE SHARING

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah 

 KNOWLEDGE SHARING

    Knowledge sharing didefinisikan sebagai sebuah pertukaran pengetahuan antar dua individu; satu orang yang mengkomunikasikan pengetahuan, seorang lainnya mengasimilasi pengetahuan tersebut (Jacobson, 2006). Penelitian lain mengartikan knowledge sharing sebagai "the exchange or transfer process of fact, opinions, ideas, theories, princples and model within and between organizations include trial and error, feedback, and mutual adjustment of both the sender and receiver of knowledge" (Szulanski, 1996). Definisi diatas diperluas lagi dengan pernyataan bahwa knowledge sharing merupakan proses dimana individu secara kolektif dan iteratif memperbaiki sebuah pemikiran, gagasan, atau saran sesuai dengan petunjuk pengalaman (West dan Mayer, 1997). Gasasan awalnya dapat dimodifikasi secara progresif atau ditolak secara terus-menerus sampai perspektif bersama muncul. Ireland, Hitt dan Vaidyanath (2002) mendefinisikannya sebagai proses mengembangkan, mentransfer, mengintegrasikan dan menggunakan pengetahuan secara efektif dan efisien.

Hooff dan Ridder (2004) memberikan pemahaman mengenai knowledge sharing sebagai proses dimana para individu secara mutual mempertukarkan pengetahuan mereka (tacit and explisit) dan secara terpadu menciptakan pengetahuan baru. Definisi ini memberi gambaran bahwa dlihat dari segi perilaku knowledge sharing terdiri dari dua hal, yaitu:

1. knowledge donating, yaitu bagaimana seseorang mengkomunikasikan model intelektual individu seseorang kepada yang lainnya.
2. knowledge collecting, yaitu bagaimana seseorang berkonsultasi kepada pihak lain untuk melakukan model intelektual individu yang dimiliki.

Absorptive capacity

     Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Cohen dan Levinthal (1990). Absorptive capacity didefinisikan sebagai kemampuan perusahaan untuk mengidentifikasi, mengasimilasi, dan mengeksploitasi pengetahuan dari lingkungan eksternal. Definisi tersebut dikembangkan lebih jauh sebagai kemampuan untuk mengenali nilai informasi baru, mengasimilasikannya, dan mengaplikasikannya secara komersil (Cohen dan Levinthal, 1990). Konsep tersebut diperluas dengan diperkenalkannya satu komponen tambahan dalam absorptive capacity, yaitu transformasi pengetahuan (Zahra dan George, 2002). Transformasi pengetahuan didefinisikan sebagai kemampuan perusahaan dalam mengembangkan rutinitas yang memfasilitasi kombinasi pengetahuan yang ada dengan pengetahuan yang baru diperoleh dan pengetahuan yang telah diasimilasi. Sehingga dimensi menurut Zahra dan George memiliki empat dimensi yang berbeda namun saling melengkapi, yaitu akuisisi, asimilasi, transformasi, dan eksploitasi. Kapabillitas akuisisi dan asimilasi merupakan dimensi kapasitas ´potensial´ (potential absorptive capacity) dan kapabilitas transformasi dan eksploitasi merupakan dimensi kapasitas yang "direalisasikan " (realized absorptive capacity) (Zahra dan George, 2002). Potential absorptive capacity menangkap deskripsi Cohen dan Levinthal atas kapabilitas perusahaan untuk menilai dan memperoleh pengetahuan eksternal namun tidak menjamin eksploitasi pengetahuan ini.

Zahra dan George (2002) mengajukan model yang menghubungkan anteseden, moderator, dan hasil. Model ini mengangkat sumber-sumber pengetahuan eksternal dan pengalaman sebagai anteseden utama absorptive capacity. Zahra dan George (2002) menghubungkan dimensi ini dan membahas bagaimana dimensi absorptive capacity yang diperlukan dipengaruhi oleh lingkungan eksternal. 

 

Sumber Referensi

LEARNING FORM DATA

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

Expert System

EXPERT SYSTEM

Definisi expert system

Expert system juga biasa disebut sistem pakar. Expert system adalah program komputer yang dirancang untuk memiliki kemampuan menyelesaikan masalah seperti human expert. Jadi expert system ini berperan layaknya seorang pakar dalam suatu sistem yang “nyata”.
Apa itu Expertise / kepakaran ???
Dalam mempelajari ilmu ini, terlebih dahulu kita harus mengetahui apa yang dimaksud dengan expertise dalam ilmu ini.

Kemampuan kepakaran :
o Dapat mengenali (recognizing) dan merumuskan masalah
o Problem solver yang cepat dan tepat
o Menjelaskan solusi
o Belajar dari pengalaman (experience)
o Menentukan relevansi/hubungan
o Memahami batas kemampuan

Jenis-jenis pengetahuan yang dimiliki dalam kepakaran :

o Aturan dan prosedur yang mengacu pada area permasalahano
o Aturan (heuristik) yang harus dikerja akan pada situasi yang terjadi

o Strategi global untuk menyelesaikan berbagai jenis masalah

o Meta-knowledge (pengetahuan tentang pengetahuan)o Fakta-fakta

Dari kedua spesifikasi tentang expertise, maka dapat kita simpulkan bahwa expertise itu berarti pemahaman yang luas dari pengetahuan spesifik yang diperoleh dari pelatihan, analisis dan pengalaman yang diperoleh saat menangani suatu pemasalahan.

Kategori Problema Sistem Pakar secara umum :

1. Interpretasi – membuat kesimpulan atau deskripsi dari sekumpulan data mentah.
2. Prediksi – memproyeksikan akibat-akibat yang dimungkinkan dari situasi situasi tertentu.
3. Diagnosis – menentukan sebab malfungsi dalam situasi kompleks yang didasarkan pada gejala-gejala yang teramati.
4. Desain – menentukan konfigurasi komponen-komponen sistem yang cocok dengan tujuan-tujuan kinerja tertentu yang memnuhi kendala - kendala tertentu.
5. Perencanaan – merencanakan serangkaian tindakan yang akan dapat mencapai sejumlah tujuan dengan kondisi awal tertentu Debugging dan Repair – menentukan dan menginterpretasikan cara-cara untuk mengatasi malfungsi.
6. Instruksi – mendeteksi dan mengoreksi defisiensi dalam pemahaman domain subyek.
7. Pengendalian – mengatur tingkah laku suatu environment yang kompleks.
8. Selection – mengidentifikasi pilihan terbaik dari sekumpulan (list) kemungkinan.
9. Simulation – pemodelan interaksi antara komponen-komponen system.
10. Monitoring – membandingkan hasil pengamatan dengan kondisi yang diharapkan.
    
    
    
    Sumber Referensi
    
    

KMS CODIFICATION TOOLS

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Lecture : Leon Abdillah

DECISION TABLE (TABEL KEPUTUSAN)

Decision table adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan penyusunan logika di dalam program. Algoritma yang berisi keputusan bertingkat yang banyak sekali akan mudah digambarkan atau disederhanakan dengan menggunakan decision table.

Decision table teknik yang digunakan untuk menyederhanakan alur selection structure pada suatu program.

 

STRUCTURE DECISIONTABLE

Decision table tediri dari empat bagian utama

1. Condition-Stubbagian dari decision table yang berisi kondisi-kondisi yanag akan diseleksi.
2. Condition-Entry
   bagian dari decion table yang berisi kemungkinan-kemungkinan dari hasil seleksi, dimana setiap kondisi yang diseleksi akan punya dua kemungkinan kejadian, terpenuhi atau tidak. Bila ada x kondisi yang diseleksi, maka akan terdapat kemungkinan kejadian, yaitu sebesar N=2^x.
3. Action-Stubbagian tabel yang berisi pernyataan-pernyataan yang akan dikerjakan baik bila kondisi terpenuhi maupun tidak terpenuhi
4. Action-Entry
   memberi tanda tindakan mana yang akan dilakukan atau tidak dilakukan, seperti tampak pada gambar berikut ini :
   
   

5. 	Rules
   	1	2	3	...N
   Condition Stub		Condition Action	Entry
   Action Stub		Action	Entry

    
   
   Contoh: Decision table KMS Sharing Culture
   Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta adalah perangkat Pemerintah Daerah yang dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya yaitu melaksanakan penanganan, pembinaan dan rehabilitasi sosial kepada Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial di Provinsi DKI Jakarta. Keragaman pengetahuan dan kepakaran di Dinas Sosial menjadi aset yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan keunggulan dan kualitas kinerjanya.
   
   Dan diibaratkan dengan sistem Algoritma
   Presentase keberhasilan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menerapkan Sharing Culture kepada masyarakat itu >=85 (nilai rata-rata) dan Permprov DKI Jakarta Sukses-berjalan dengan semestinya >=90, ,maka Pemprov DKI Jakarta berhak mendapatkan bonus, dan jika gagal menerapkan Sharing Culture < 85,walaupun masyrakat sebagian ada yang tahu/sekedar informasi saja >=90% maka Pemprov DKI di nyatakan gagal dalam menerapkan Sharing Culutre pada masyrakat DKI Jakarta dengan kata lain tidak mendapatkan bonus.
   
   
   Langkah-langkah pembuatan Decision table 
   
   
   • Menentukan kondisi yang akan diseleksi, yaitu
             A.1 Apakah nilai rata-rata >=85? A.2 Keberhasilan >=90%
   • Menentukan jumlah kejadian yang akan terjadi, yaitu N=22=4
   • Menentukan tindakan yang akan dilakukan, yaitu C.1. Mendapatkan Bonus (Sukses) C.2. Tidak Mendapatkan Bonus (Gagal)
   •  Mengisi condition entry. Condition entry diisi sedemikian rupa,sehingga semua kemungkinan kejadian terwakili,Sebagai berikut;

     
     

     
     

     	1	2	3	4
     a.       Apakah nilai rata-rata >=85?	Y	Y	N	N
     b.      Apakah keberhasilan or tidak keberhasilan >=90%	Y	N	Y	N
     a.       Mendapatkan Bonus
     b.      Tidak mendapatkan Bonus

                             Gambar.1.2. Structure decision table permasalahan 1
     
     

     
     
     

      6. Mengisi Action entry.
     

     Action entry diisi kolom demi kolom, dari kolom pertama hingga kolom ke-N

     
     

     	1	2	3	4
     a.       Apakah nilai rata-rata >=85?	Y	Y	N	N
     b.      Apakah keberhasilan or tidak keberhasilan >=90%	Y	N	Y	N
     a.       Mendapatkan Bonus	X	-	-	-
     b.      Tidak mendapatkan Bonus	-	X	X	X

     
     

     Gambar1.3. Cara pengisian decision table permasalahan 1

     
     

     
     

     Keterangannya :
     Jika nilai rata-rata >= 85 dan jumlah keberhasilan mencapai 90% Maka mendapatkan Bonus
     Jika tidak maka tidak akan mendapatkan Bonus.

     
     

     Atau
     Jika nilai rata-rata >= 85 dan jumlah keberhasilan mencapai >=90% Maka mendapatkan Bonus
     Jika nilai rata-rata <85 atau jumlah keberhasilan <90% Maka tidak mendapatkan Bonus.
     
     Sumber Referensi